Thừa Thiên Huế Thừa Thiên Huế
Chắc hẳn khi nhận được thư mời phỏng vấn thì các bạn sẽ cảm thấy rất vui vì đã vượt qua vòng sàng lọc CV và phần nào cũng phù hợp với vị trí ứng tuyển. Tuy nhiên, bạn cần phải thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp trong việc xác nhận phỏng vấn để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng.
5 bí kíp xác nhận phỏng vấn được chia sẻ từ chuyên gia nhân sự của các trang việc làm uy tín nhất sau đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này!
Cân nhắc bố cục của thư trả lời
Tiêu đề và các phần trong bố cục mail xác nhận phỏng vấn là điều mà bạn cần lưu ý đầu tiên. Khi viết tiêu đề, bạn có thể áp dụng công thức: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN – VỊ TRÍ ĐƯỢC MỜI – HỌ VÀ TÊN. Nó sẽ giúp người nhận thư dễ hình dung về vấn đề của thư.
Lời mở đầu: “Kính chào Anh/Chị A”, “Kính gửi Phòng Hành chính Nhân sự” hoặc sử dụng tiếng Anh thì có thể ghi “Dear Ms/Mr A”. Đây là những cách mở đầu phù hợp và lịch sự.
Lời cảm ơn: bạn có thể gửi lời cảm ơn đến họ vì đã gửi lời mời và dành thời gian để chọn hồ sơ và phỏng vấn. Bạn có thể thể hiện sự quan tâm và mong muốn tìm hiểu thêm về công việc ứng tuyển tại phần này.
Lý do viết thư: xác nhận về thông tin buổi phỏng vấn và sẽ sắp xếp đến đúng lịch như đã hẹn – đây cũng là lý do phản hồi email. Trong trường hợp bạn không tiện tham gia phỏng vấn vào khung thời gian do nhà tuyển dụng đưa ra, có thể trao đổi lại.
Kết thư: có thể cảm ơn một lần nữa và hẹn vào khung thời gian phỏng vấn đã thương lượng.
Sử dụng cùng ngôn ngữ với email mời phỏng vấn
Điều này vô cùng quan trọng vì nó sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như trình độ của bạn. Nếu như thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt thì sử dụng tiếng Việt, còn nếu như trong thư mời dùng tiếng Anh thì bạn cần chủ động phản hồi lại bằng tiếng Anh. Các thông tin cần có cũng tương tự phần nội dung đã đề cập ở trên, chỉ cần lưu ý cách dùng câu từ chính xác. Nếu như bạn không tự tin lắm về khả năng sử dụng ngoại ngữ của mình thì có thể tìm kiếm các mẫu trên mạng để tham khảo.
Lưu ý cho thêm thông tin ở phần chữ ký cuối mail
Bạn nên có chữ ký cuối email, bao gồm các thông tin cá nhân như họ và tên đầy đủ, tên trong tiếng Anh, số điện thoại, email, địa chỉ,… Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, nhà tuyển dụng có thể gọi điện thoại trực tiếp cho bạn. Ví dụ như trao đổi thời gian phỏng vấn thích hợp hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu gấp,… Vì vậy, phần chữ ký cuối có điện thoại hoặc các phương thức liên lạc khác là vô cùng cần thiết.
Tránh viết dài dòng và phản hồi chậm
Đây cũng là một trong những điều nên hạn chế khi ứng viên trả lời mail xác nhận phỏng vấn. Chú ý chỉ đề cập đủ thông tin cần thiết hoặc đặt những câu hỏi liên quan một cách súc tích, ngắn gọn nhất. Bên cạnh đó, bạn nên chủ động phản hồi ngay trong ngày để nhà tuyển dụng có thể sắp xếp thời gian thích hợp, điều này cũng cho thấy bạn là người có trách nhiệm trong công việc.
Kiểm tra lại email trước khi gửi, chú ý “Reply All”
Kiểm tra kỹ xem bạn đã cung cấp đầy đủ thông tin và các lỗi chính tả, lỗi phông chữ lại thật kỹ trước khi bấm gửi. Lưu ý dùng “reply all” – trả lời tất cả vì thông thường trong email sẽ được Cc (tức là chế độ được sử dụng để gửi email cho nhiều người cùng lúc, danh sách những người nhận được nội dung mail cũng được hiển thị công khai với tất cả những người được nhận mail) một số người. Họ chắc chắn có liên quan đến quá trình phỏng vấn của bạn nên việc phản hồi tất cả sẽ giúp tất cả mọi người cập nhật thông tin về buổi phỏng vấn chính xác nhất.
Hy vọng bài viết về 5 bí kíp giúp bạn trả lời mail xác nhận phỏng vấn trên đây sẽ giúp bạn có nhiều kinh nghiệm hơn về quá trình này, từ đó tạo được ấn tượng tốt, chuyên nghiệp đối với nhà tuyển dụng.
Pha Lê
